Новости

Современные технологии работы с архивными документами

Сегодня мы с вами живем в мире высоких технологий. Архивный отдел администрации города Тулуна за последние годы тоже преобразовал свою работу: о том, какие документы хранятся в отделе, о правилах работы с архивными документами, о том какие возможности и условия работы созданы для исследователей, историков, архивистов, учащихся мы вам расскажем в этой статье.

Архивный отдел располагается в двухэтажном приспособленном административном здании по ул. Гидролизная, 17. Режим работы с 8.00 до 17.00 часов.

Тулунский архив образован в 1935 году. Первый документ поступивший в архивный отдел датирован 1926 годом.

Изначально он назывался – Тулунский районный архив. В нем находились документы исполнительных комитетов города и района, колхозов, предприятий, организаций, учреждений, с помощью которых можно проследить все основные этапы развития Тулунского района.
Но экономический и финансовый кризис в стране в 90-х годах привел к ликвидации, смене форм собственности предприятий и организаций, возникла острая необходимость собирать и хранить документы по личному составу предприятий как городских, так и районных. Поэтому возникла необходимость разделить документы города и района, что произошло 18 ноября 2003 года. С этого времени на территории города располагается 2 архивных отдела – городской и районный.

Основными задачами работы, которых были и остаются 4 основных направления это:
- хранение;
- комплектование;
- учет и использование архивных документов.

В настоящее время в городском архивном отделе аппарата администрации города хранится 112 архивных фондов:

- 40 архивных фондов – это документы постоянного хранения, документы, которые отражают основные этапы и события экономического, социального, культурного развития города Тулуна, процессы его административных преобразований и представляют собой исторически сложившуюся совокупность архивных документов за период начало XX века до наших дней;

- 69 архивных фондов – это документы по личному составу, эти документы чаще всего используются для исполнения социально – правовых запросов, но и иногда для написания работ о выдающихся людях или об истории создания организаций, предприятий, учреждений, данные документы хранятся – 75 лет;

- 1 фотофонд в котором хранятся фотографии разных лет;

- 1 фонд НТД (научно-техническая документация);

- 1 фонд личного происхождения – это документы образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода, они имеют большое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

С 2017 года архивные площади увеличены, что позволило открыть небольшой, но уютный читальный зал, в котором есть все необходимое для работы с архивными документами – ЭТО:

а) НСА (научно-справочный аппарат) – это описи документов всех архивных фондов. При подготовке к написанию работы с НСА можно ознакомится на сайте администрации городского округа в разделе «Архив города»;

б) КНИГИ – практически все книги, которые размещены в читальном зале архивного отдела, написаны тулунскими писателями с использованием архивных данных. Посетители активно используют данную литературу.

в) ГАЗЕТЫ, ЖУРНАЛЫ, БРОШЮРЫ, ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЕ РАБОТЫ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ АЛЬБОМЫ – можно использовать как образец и информационный материал для написания работ на различные темы.

г) Для подготовки исследовательских работ зал оборудован компьютерной техникой, имеется подключение к сети Интернет, сканер, цветной принтер, ламинатор, визуализатор.

д) С помощью бесконтактного визуализатора можно отсканировать необходимые документы или фотографии в хорошем качестве, сделать копию на флэш – карту или направить на электронную почту.

е) ДЛЯ РАБОТЫ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ НЕОБХОДИМО ЗАПОЛНИТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ (утв. постановлением админ. гор. округа, образец на сайте), для того что бы сотрудники отдела предварительно могли подготовить необходимые документы для работы.

Для популяризации архивных документов сотрудники отдела проводят различные мероприятия и экскурсии, на которых знакомят посетителей с архивными документами и другими материалами, готовят выставки архивных документов на различные темы, готовят статьи в СМИ, сотрудничают со школами и общественными организациями.

На официальном сайте администрации г. Тулуна в разделе «Архив города» вы можете узнать всю необходимую информацию об архивном отделе. На сайте регулярно размещается информация о развитии архивного дела в городе Тулуне, НСА, т.е. описи архивных фондов, исторические справки ликвидированных предприятий, информационные статьи, презентации и др. документы.

В архивном отделе ведется три базы данных, в которые сотрудниками отдела регулярно вносится информация ЭТО:
- БД «Архивный фонд» – это база обеспечивает учет и контроль всех поступающих архивных документов (для архивистов);
- БД «Горисполком», БД «Администрация» – обеспечивает быстрый поиск архивных документов по запросам граждан в различных отраслях (в настоящее время занесена инф. с 1949 по 1991 гг.).