История архива

«Живет история в архивах…»

Посвящается 100-летию создания архивной службы Иркутской области и 85-летию Тулунского архива

Прошлое хранится не только в семейных альбомах или в учебниках по истории, но и в специализированных учреждениях – государственных и муниципальных архивах. Вот уже более 100 лет архивисты хранят документы, бережно собранные их предшественниками.

Одним из хранителей исторической памяти является и Тулунский архив, который в этом году отмечает свое 85-летие. Его история началась в далекие 30-е годы. В целях обеспечения сохранности и использования архивных материалов Президиум Восточно-Сибирского Крайисполкома протоколом от 31 января 1935 года постановил организовать архивы при районных исполнительных комитетах.

В связи с образованием архива Президиум Тулунского районного исполнительного комитета протоколом от 21 августа 1935 года постановил

1. Обязать все учреждения, организации, сельсоветы, совхозы, МТС, колхозы, находящиеся на территории города Тулуна, поселков Тулун и Перевоз привести в надлежащий порядок все архивные материалы:

а) все документы по делам подобрать и подшить в хронологическом порядке;

б) в каждом деле завести внутреннюю опись всех документов;

в) на все дела составить описи и подготовить их к сдаче в райархив.

2. Обязать все учреждения и организации не позднее 20 сентября 1935 г. все дела сдать в райархив.

Организация архива в Тулунском районе была, безусловно, необходимой миссией, так как способствовала приостановлению стихийного уничтожения документов, повышала их безопасность и создавала условия для сохранности документов, с помощью которых можно было проследить все основные этапы развития Тулунского района. Годы становления архива оказались наиболее трудными: сказывалось отсутствие квалифицированных кадров, слабая материально-техническая база, отсутствие помещений для хранения документов. К сожалению, самые ранние документы о работе архива не сохранились.

В связи с ликвидацией многих государственных организаций как городских, так и районных, Тулунский архив стал пополняться документами по личному составу ликвидированных предприятий и организаций. Возникла необходимость разделения документов города и района. 18 ноября 2003 года произошло разделение архива на городской и районный.

Сейчас архивный отдел является структурным подразделением администрации городского округа. За прошедшие десятилетия архив, конечно, изменился, стал более обустроенным, но одно всегда остаётся неизменным – в архиве чувствуется дух истории, ведь все значимые события, происходившие в городе, нашли своё отражение в хранящихся в архиве документах.

Сегодня архив представляет собой сложную организованную систему хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В обязанности работников архивов входит оказание методической и практической помощи специалистам учреждений в организации отбора и упорядочения, систематизации документов, участие в работе по экспертизе и приему документов, организации хранения, а также их использовании в интересах общества.

В настоящее время в список организаций – источников комплектования архивного отдела включено 15 учреждений, передающих документы на хранение в архив.

На сегодняшний день в архивном отделе сконцентрированы документы 109 фондов, которые объединяют свыше 31 тыс. единиц хранения. Востребованность архивных материалов неуклонно растёт. Так, количество обращений граждан составляет по результатам последних лет более 6000 запросов.

Характер запросов, поступающих в архивный отдел, очень разнообразен: подтверждение фактов отвода земельных участков, переименование улиц, разрешение на строительство, выделение жилой площади, приватизация жилья, реорганизация, структурные изменения и ликвидация учреждений и организаций, награждение правительственными наградами, подтверждение трудового стажа, сведения о начислении заработной платы и многое другое.

Документы архива широко используются школьниками, студентами, исследователями истории нашего края.

Наряду с тщательным хранением документов, касающихся истории города, в архивном отделе с не меньшей тщательностью хранится и собственная история, и в юбилейный год хочется назвать поимённо тех, кто возглавлял архив и старался привнести что-то новое, сделать его работу более совершенной.

Первым руководителем был Виктор Николаевич Филатов (с 1935 по 1965 гг.). Далее должности начальника отдела занимали Валентина Васильевна Жорова (с 1965 по 1977 гг.), Тамара Ивановна Титова (с 1977 по 1985 гг.). Имя Натальи Александровны Шаровой, руководившей архивом с 1985 по 2003 годы, отмечено многочисленными наградами и внесено в Книгу почета архивного управления Иркутской области. В 2003 году, в момент, когда возникла необходимость разделить документы города и района, к руководству городским архивом приступила Светлана Ивановна Андреенко.

Благодаря им и многим другим сотрудникам, в нашем архиве сохранилась связующая нить, помогающая лучше узнать и понять историю нашей малой Родины.

Сохранение архивных документов – миссия почётная и важная. В настоящее время все усилия архивистов направлены на создание условий для обеспечения сохранности архивных документов, укрепление материально-технической базы, дальнейшее развитие архивного дела в городе, увеличение его роли и значимости в экономической и общественной жизни. Никто так не расскажет правду, как сделают это документы. Благодаря архивным документам можно увидеть историю такой, какая она есть – искренней и непредвзятой. Наша общая задача – сохранить эту правду для потомков. Прошло и пройдет много столетий, одно поколение сменит другое, но память о совершённом сохранится в архивных документах.

  Тулунский городской архив

История образования архивов Иркутской области неразрывно связана с принятием Советским правительством 1 июня 1918 года Декрета о реорганизации и централизации архивного дела.

В целях обеспечения охраны, собирания, разработки и использования для нужд социалистического строительства архивных материалов низового советского аппарата, новостроек, совхозов, МТС, колхозов – Президиум Восточносибирского Крайисполкома протоколом от 31 января 1935 года Постановил:

• организовать районные архивы при Районных Исполнительных комитетах.

В перечне вновь организованных архивов значился – Тулунский районный архив.

За время своего существования архив несколько раз менял свое название:

• в 1965 – Государственный архив райисполкома Тулунского районного Совета депутатов трудящихся.¹
• в 1969 году – Тулунский городской государственный архив исполнительного комитета Тулунского городского Совета депутатов трудящихся.²
• в 1992 году – архивный отдел администрации г.Тулуна.³
• в 1994 году – архивный отдел мэрии г.Тулуна.⁴

Распоряжением мэра городского округа от 25.01.2006 года № 08 мэрия города Тулуна была переименована в муниципальное учреждение «Администрация городского округа муниципального образования – «город Тулун». В связи с переименованием изменилась структура учреждения.Архивный отдел вошел в структуру аппарата мэра городского округа.

Руководствуясь решением Думы городского округа от 26.12.2007 года

№151-ДГО «Об утверждении структуры администрации городского округа муниципального образования – «город Тулун», аппарат мэра городского округа переименован с 15.01.2008 года в аппарат Администрации городского округа. В связи с этим архивный отдел тоже переименован в архивный отдел аппарата администрации городского округа с 15.01.2008 года и по настоящее время.

Годы становления архива оказались наиболее трудными: сказывались отсутствие квалифицированных кадров, помещений для хранения документов, слабая материально-техническая база. Основными задачами являлись прием документов от организаций, их упорядочение и обеспечение сохранности.

21 августа 1935 года на заседании президиума Тулунского райисполкома принято решение:⁵

• принять в штат райисполкома ввести единицу архивариуса с окладом 180 рублей;
• определить источники комплектования райархива;
• обязать все учреждения, организации, с/советы, совхозы, МТС, колхозы, находящиеся на территории города Тулуна, поселков Тулун и Перевоз;
• привести в надлежащий порядок все архивные материалы:
  • все документы по делам подобрать и подшить в хронологическом порядке;
  • в каждом деле завести внутреннюю опись всех документов;
  • на все дела составить описи и подготовить их к сдаче в Райархив.
• обязать все учреждения и организации не позднее 20 сентября 1935 г. все дела по 1930 год включительно, а сельсоветы, совхозы, МТС и колхозы к тому же сроку, все дела по 1932 год включительно сдать в Райархив.

Первый документ датирован 1926 годом.

19 октября 1935 года на заседании президиума Тулунского райисполкома принимается решение:⁶

• о выделении помещения для размещения первых принятых документов на первом этаже здания райисполкома 20 кв.м.;
• о постройке здания для районного архива.

Но … война внесла свои коррективы, отдельного здания архив не имел еще долгие годы.

Много лет, начиная с 30 годов, в здании райисполкома хранились документы исполнительных комитетов города и района, колхозов, предприятий, организаций и учреждений города и района, с помощью которых можно было проследить все основные этапы развития Тулунского района.

Только в 1974 году впервые архиву было выделено специальное помещение в жилом доме № 128 по улице Ленина площадью 33 кв.м, которое тоже в полной мере не обеспечивало сохранность архивных документов.

В 1999 году архиву выделено новое помещение, площадью 138, 4 кв. м. (2-ой этаж) здания по адресу: г. Тулун, ул. Гидролизная, 17, имеется рабочая комната и два архивохранилища (первое хранилище оборудовано металлическими стеллажами, второе частично деревянными), установлена система охранной сигнализации.⁷

Для обеспечения сохранности документов по личному составу работников угольной промышленности, архивному отделу в 2007 году выделено дополнительное помещение площадью 84,3 кв.м. (в т.ч. площадь архивохранилища составляет 64 кв.м.) по адресу: микрорайон «Угольщиков», дом 2. Таким образом, общая площадь помещений архивного отдела на 01.01.2008г. составляет 222,7 кв.м., из них площадь архивохранилищ 150 кв.м. (хранилище А-50 кв.м., Б-36кв.м., В- 64кв.м.). Все архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами.⁸

С 2017 года архивный отдел располагается в одном здании по адресу: ул. Гидролизная, 17 (занимает первый и второй этаж здания), общая площадь помещений архива 277,4 кв.м.. Сделан капитальный ремонт первого этажа.

Здание значится в реестре муниципального имущества и закреплено на праве оперативного управления за МУ «Администрация города Тулуна», в котором в настоящее время расположено структурное подразделение администрации города – архивный отдел.

Для обеспечения безопасности архивных документов в 1999 установлена охранная сигнализация, в 2003 году пожарная сигнализация, в 2005 году все

оставшиеся деревянные стеллажи заменены на металлические, для улучшения условий хранения архивных документов и состояния противопожарной безопасности архива 01.07.2006 г. произведена огнезащитная обработка деревянных конструкций чердака (обработка проводится 1 раз в 3 года), в 2009 году архивные дела полностью закартонированы, в 2010 году установлены защитные короба на электропроводку и защитные экраны на отопительные приборы по всем помещениям архива, в 2014 году во всех архивохранилищах установлена автоматическая система пожаротушения.

В архивохранилищах осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов, соблюдается световой и санитарно гигиенический режим. Все данные фиксируются в журналах.

В 1965 году в Государственном архиве Тулунского райисполкома

хранится 93 архивных фонда с общим количеством 5395 ед. хранения.

Данные являются приблизительными, по причине того, что учет документальных материалов отсутствует. Паспортизация архивов учреждений и организаций не проведена, ни какого учета и ни каких данных о наличии и состоянии документальных материалов в архивах учреждений, внесенных, в список №1 не имеется. Документы поступали в необработанном виде, описи составлены так, что по ним невозможно определить, от кого приняты документы. ⁹

По отчетным данным на 01.01.1985 г. в Тулунском горгосархиве числится 110 фондов, 16230 ед.хр., в том числе по личному составу 2491 дело. Книга поступлений заведена в 1980 г., по списку №1 числится 69 учреждений, в 4 –х из них созданы экспертные комиссии. На август 1985 г. по списку фондов значится 112 архивных фондов.¹⁰

На 01.01.2004г. по списку фондов числится 170 фондов, 30227 ед.хранения.

В связи с ликвидацией многих государственных организаций как городских, так и районных, Тулунский архив стал пополняться документами по личному составу ликвидированных предприятий и организаций.

Вскоре все архивохранилища архива были переполнены, площадей для новых поступлений не хватало. С загруженностью архивохранилищ возникла необходимость разделения документов города и района.

18 ноября 2003 года произошло разделение архива на городской и районный. Согласно Приказа Архивного управления Иркутской области № 26 от 18.11.2003г. «О передаче архивных фондов из архивного отдела г. Тулуна и внесение изменений в учетные документы» в районный архив передано 110 фондов 16189 дел постоянного хранения и по личному составу.

На 01.02.2004 г. в архивном отделе объем архивных документов составлял 14038 ед. хранения, 60 архивных фондов, 1 фотофонд-121ед. хр.:

– на 01.01.2005г.: 70 фондов, 15447 ед.хр.

– на 01.01.2010г.: 88 фондов, 23118 ед.хр.

– на 01.01.2015г.:106 фондов, 26318 ед.хр.

– на 01.01.2017г.:107 фондов, 28365 ед.хр.

В связи с увеличением поступления документов ликвидированных организаций ежегодно возрастает количество запросов граждан и организаций. Так, в 2002 году было исполнено-578 запросов, в 2003г.-836, в 2004 г. – 1079, в 2005 -1154, в 2006 г.-1578, в 2007 г. – 2438, в 2008 г. – 3058, в 2009 г. – 3453, в 2010 г. – 3878, в 2011г. – 4204, в 2012 г. – 4255, в 2013 г. – 4443, в 2014 г.- 4454, в 2015г.- 3582, в 2016 г.- 2091.

В 2006 году осуществлено введение в компьютер программного комплекса «Архивный фонд» по описанию фондов (на 01.01.2017г. внесено данных 100 %).

В 2010 году архивный отдел приступил к заполнению, приобретенного автоматизированного каталога базы данных по фонду № Р- 69 (Тулунский городской Совет народных депутатов и его Исполнительный комитет) – база данных о выделении земли, база данных о выделении квартир, база данных о награждении орденами и медалями (на 01.01.2017г. введено 35750 записей).

С сентября 2011 года архивный отдел имеет доступ к сети Интернет.

Официальный сайт МУ «Администрации г. Тулуна», создан в 2011 году. На сайте в разделе «Архив города» размещена необходимая информация о развитии архивного дела в г.Тулуне, исторические справки, публикации, реестр описей, список фондов. Ежегодно информация обновляется и пополняется.

В 2012 году приобретен и установлен комплект программного обеспечения ViPNet Trust Клиент для работы с Пенсионным фондом.

Ежегодно проводятся семинары с ответственными за делопроизводство и организацию архивного дела источников комплектования, подводятся итоги и обозначаются задачи на будущее, осуществляется методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и работой архивов организаций. Работники отдела пропагандируют и используют архивные документы. В 2010 году архивный отдел награжден дипломом 1 степени за работу, проводимую в части использования архивных документов, в 2012 году дипломом за лучшую публикацию среди муниципальных архивов

Иркутской области. При помощи отдела издано несколько книг о г. Тулуне и Тулунском районе. Архивный отдел активно сотрудничает с краеведческим музеем г.Тулуна, исследователями, образовательными учреждениями города.

Проводится работа по установлению местонахождения документов по личному составу ликвидированных предприятий, в результате этой работы на 01.01.2017 на хранение принято 707 единиц хранения.

Запросы исполняются оперативно, просроченных запросов нет. Все запросы фиксируются в регистрационных журналах.

Сегодня мы с особым чувством уважения и благодарности относимся к тем людям, которые стояли у истоков развития архивного дела города Тулуна, которые смогли собрать и сохранить документальный фонд Тулунского архива это:

- Филатов Виктор Николаевич который приступил к работе 9 ноября 1935 года¹¹;

- Жорова Валентина Васильевна, заведующая Райгосрхивом с 1965 – 1977 гг.;¹²

- Титова Тамара Ивановна, директор Тулунского горгосархива с 1977 г. – 1985 г.;¹³

- Шарова Наталья Александровна начальник архивного отдела мэрии г. Тулуна с 1985 г. – 2003 г. Труд Натальи Александровны был отмечен многими наградами и ее имя внесено в Книгу почета архивного управления Иркутской области.¹⁴

• Гегина Наталья Ивановна, хранитель фондов, стаж работы в архиве с 1980 года (в настоящее время заведующая районным архивом), труд Натальи Ивановны отмечен Почетной грамотой Федерального архивного агентства, Почетной грамотой Министерства культуры и архивов Иркутской области, а также ее имя внесено в Книгу почета архивного агентства Иркутской области;
• Солоха Валентина Ивановна, специалист по исполнению социально-правовых запросов, стаж работы в архиве более 10 лет с 1993 – 2005 год.¹⁵

- Андреенко Светлана Ивановна начальник архивного отдела с 2003 – 2016гг. (образование высшее), труд Светланы Ивановны отмечен многими наградами, в том числе Почетная Грамота Губернатора Иркутской области, архивного агентства Иркутской области, мэра города Тулуна. ¹⁶

– Кочнева Наталья Николаевна – ведущий специалист с 2003 – 2016гг.; (образование средне-техническое). ¹⁷

- Бобина Ольга Николаевна – специалист 1 категории с 2005 года по настоящее время, (образование средне-специальное).

С июня 2016 года начальником архивного отдела является Елена Викторовна Гранкина (образование высшее), с июля 2016 года ведущий специалист отдела Светлана Валерьевна Шашура (образование высшее).

За добросовестный труд начальник архивного отдела Андреенко С.И.,

ведущий специалист Н.Н.Кочнева, специалист 1 категории О.Н. Бобина неоднократно награждены грамотами и благодарностями за вклад в развитие архивного дела в городе Тулуне.

Архивные документы отражают основные этапы и события экономического, социального, культурного развития города Тулуна, процессы его административных преобразований и представляют собой исторически сложившуюся совокупность архивных документов за период начало XX века до наших дней.

Начальник архивного отдела

аппарата администрации

городского округа Е.В. Гранкина